はじめに
こんにちは、ことみんです！ 先日1月12〜13日に開催された、PHPカンファレンス北海道2024のコアスタッフをやっていました！
このブログでは、PHPカンファレンス北海道の裏側の一部として、コアスタッフとしてことみんが何をやっていたのかを書いていきます！ カンファレンススタッフをやってみたい人や、これからカンファレンススタッフをやるぞという人にも参考になると嬉しいです！
もちろん、ここに書いてあることが全部じゃないですし、他のスタッフもたくさんやってくれてカンファレンスが成り立っております！あくまでもことみんの話。
なんだかんだもう2週間ぐらい経っちゃって、当日のことは覚えてないところもあります、すみません！！
スタッフ参加〜開催3ヶ月前頃
2023年5月頃にやるぞ！となりました。
地元北海道でPHPカンファレンスをやるなら、スタッフやるしかないな？という気持ち。
この頃は宣伝をちょろちょろしていました。 他のPHPカンファレンスで宣伝（福岡や沖縄）したり、様々な勉強会で登壇することがあれば宣伝したりしていました。
自分主催の勉強会で宣伝の時間を設けたりもしていました。（若手ふんわりLT）
あとはスタッフミーティングで色々考えたりしてたと思います。（あんまり覚えてないね）
開催3ヶ月前〜1週間前
私は制作チームのリーダーになりました💪
制作チームでどの制作物を担当するか話したり、担当ごとに発注先を調べて比較したりしました。
デザイン作成は、制作チームのメンバーや他のデザインが出来る人と協力して行いました。 ちなみに全ての制作物のデザインは内製で、制作チームのメンバーが自力でIllustratorを使って作りました。すごい！
私は作ったデザインの確認をしていました。
この制作物を発注するという経験は前回のPHPerKaigiコアスタッフで経験があったので出来ました。こういうのはエンジニアとして働いているだけでは絶対に訪れない機会ですね。
PHPカンファレンス北海道2024のパーカー、デザインも素材も良くて最高
— cakephper ichikawa (@cakephper) 2024年1月13日
#phpcondo pic.twitter.com/b9Oe8ytprg
これ、マジで今日一日重宝した。斜めが掛けが嬉しすぎるしPC持ってる時はトートが最適解なんだよな、本当にありがとう、他にもおもてなし精神をめっちょ感じるし #phpcondo 運営って天才集団のあつまり？？ pic.twitter.com/wznc0iZRs4
— あすみ (@asumikam) 2024年1月14日
もろもろの発注が落ち着きつつあるとき、ことみんは突然「みんなでベレー帽を被りたい」と言い出しました。
ベレー帽被りたい人〜！って聞いたらスタッフの多くが手を上げてくれたので、みんなの分発注しました！もっと早く思いついていればロゴ入りベレー帽に出来ましたが、直前だったこともありロゴ無しになっちゃったのが残念です。
開催1週間前〜直前
直前になると、なんかもう担当じゃないところでも必要そうなことで自分が出来ることは全部やる、という感じで動いてた気がします。
ルタオに電話して注文したり、当日の印刷物を考えたりしていました。
前夜祭12日（金）
ここからは当日の話。なるべく覚えている範囲で時系列に書いてみます！
8:20
ホテルから当日使う印刷物（「受付」とか書いてある紙）をネットプリントへ登録。これは当日ではなく事前にやっておいたほうが良かったですね。
9:00 会場集合
会場への着荷物を受け取り、伝票の写真撮影タイム。スポンサーブースで利用するものは近くの控室へ移動しました。
10:00
前夜祭から使用する発注物は分担で展開して設置。登壇者後ろのバックボードの組み立てでは針金が1つ折れたりしましたが、無事に設置完了しました。バックボードの組み立ては面白いので、スタッフになって経験すると良いと思います。
運営スタッフで使用する無線の受け取りをしました。無線をつけるととてもカッコいいです。
11:00
スタッフ用のお昼ごはんの買い出しに行きました。 みんなでちくわパンをたべました。美味しい。
受付用のテーブルや、白い恋人タワーの設置をしていました。みんなで試行錯誤してタワーを建設、写真映えを意識して箱の向きの細部までこだわっていました。
言及してはいけない塔🗼#phpcondo pic.twitter.com/fSA3CLsF1X
— 山本ユースケ (@yusuke) 2024年1月13日
名札書く場所のテーブルを設置。今回用に発注したペンと、持参したペンが混ざらないようにテープで印を付けました。
※ 持参したペンは自分が主催の勉強会の備品を家から勝手に持ってきたのを当日言いました（先に言おうね）（結果的に必要だったのでナイス持参）
12:00
会場外発注物を取りに行く班からノベルティを受け取り、伝票の写真撮影タイム再び。
エンディング用の動画を少し撮影した後に、受付の設置を開始。（エンディングに出てました、気づいた人はいますか？）
スタッフパーカーも会場に届いたので、受付が設置出来たらスタッフの受付を順次開始。
そして、ここからは必要そうな会場準備を順次行う感じでした。
16:00
受付開始！
え、もう16時？あっという間でした。
ここからは受付にいつつ、X監視係と公式ツイートでの案内をしていました。
ベレー帽かわいいw #phpcondo pic.twitter.com/l90xq8wZEf
— KOYAMA Tetsuji (こいほげ) (@koyhoge) 2024年1月12日
18:00
次の日の本編の受付について考えていました。名札忘れた人いたらどうする？チラシ忘れた人いたらどうする？みたいな。
19:00
受付撤収準備開始。ごみ袋設置。
20:00?
会場でペンライトを配りました！
20:10
LT大会全部見てました！ペンライト楽しい！
「登壇時間残り30秒になりましたら、聴講者の皆さんは サ イ リ ウ ム を振って登壇者にお知らせしてあげてください」
— いのま (@iNoma_main) 2024年1月13日
？？？？？（たのしい）#phpcondo pic.twitter.com/dOvyYDeVhl
21:30
スタッフ懇親会へ。楽しかった！
23:30
2次会を見つけたので合流。楽しかった！！
本編13日（土）
9:00
集合に5分遅れました。
無線を受け取り、会場準備。
この時間何してたっけ、、、何も覚えていません。。。
10:00
受付開始！前夜祭で半分ほどは受付済みなので、そこまで忙しくありませんでした。
この時間は受付メインで、空いているときはX監視係。
11:00
白い恋人引き換え開始しました。
受付が空いたタイミングで、お昼ごはんと控室の準備をしていました。
この後11:00より、白い恋人引き換え受付を開始します！
— PHPカンファレンス北海道 (@phpcondo) 2024年1月13日
1. 北海道の名物をチラシに記入
2. 写真を撮って、#phpcondo をつけてXでポスト
この2つが完了したらチラシを持って、受付までお越しください！#phpcondo pic.twitter.com/4TkYoa8j5M
11:30
スタンプラリーのチェックインを完了しました。
午前中最後のセッション「日本PHPカンファレンススタンプラリー2024とその実装」の発表スライドを公開しました。
— KOYAMA Tetsuji (こいほげ) (@koyhoge) 2024年1月13日
さきほど確認したところ、36件のチェックインが行われていました。使っていただいてありがとうございます。https://t.co/jyNbXqo7jI#phpcondo
11:40
撮影スタッフと連携して写真を入手し、スポンサーブース紹介のツイートをしました。
12:00
お昼休みなので参加者がみんな外へ。受付が空いたのでスポンサーブースを回ったりしていました。
受付担当メンバーは交代でお昼ごはんを食べました。
お昼休みにあった学生チケット特別企画のツイートをしました。
【特別企画】
— PHPカンファレンス北海道 (@phpcondo) 2024年1月13日
PHPカンファレンス北海道2024では、学生チケット特典として「PHPの特徴と開発体制を語る」特別ランチセッションと、スポンサーブースツアーを実施しました#phpcondo pic.twitter.com/vtNyDuLVVu
14:00
キリンガラナとリボンナポリンの宣伝ツイートがしたい！と思ったので写真を撮ってツイートしました！
PHPカンファレンス北海道2024では、道民スタッフイチオシの北海道限定ドリンク「キリンガラナ」と「リボンナポリン」をご用意しております！
— PHPカンファレンス北海道 (@phpcondo) 2024年1月13日
会場後方と受付横のテーブルに置いてありますので、飲んだことがない道外のPHPerはもちろん、道民PHPerもぜひお持ちください！#phpcondo pic.twitter.com/PuN9Mn6vv4
とはいえこの時間になると受付自体は落ち着いた感じ。Xを見つつ、ゆっくりとしていました。
15:45
懇親会の買い出しで会場を出発！ ルタオ班・寿司班に分かれました。
スタッフ業で買い出し中！外涼しい〜〜！！ #phpcondo
— ことみん (@kotomin_m) 2024年1月13日
会場暑かったのでパーカーで出て、最初は良かったけど帰る頃には寒くて後悔していました。
無事にルタオを購入して会場へ戻りました。
17:00
ルタオを控室に置いて、無線を受け取り受付へ帰還。
X監視係をしつつ、懇親会準備に必要なものを考えたりしていました。
17:20?
参加者の皆さんにペンライトを配りました！
【サイリウムの配布始まりました！】
— PHPカンファレンス北海道 (@phpcondo) 2024年1月13日
本編ラストに行われるLTでお使いいただくためのサイリウム配布を開始しました！
受付の隣、白い恋人タワーがあるところで配布しておりますので、ぜひお使いいただき一緒にLTを盛り上げてください！#phpcondo pic.twitter.com/15GbyfJtNA
17:30
LT大会最初だけ見てました！ペンライトはやっぱり楽しい！
ペンライトを他のスタッフに渡してクロージングと懇親会準備の準備に移動しました。
17:45
参加者アンケートの確認、ツイート文の作成・ツイートをしました。
懇親会のじゃんけん大会の景品として、何が何個余ったか数えました。
スポンサーブースの撤収作業をしました。ケーブル類をテープで止めていたものを剥がして片付けたり、椅子や机の撤収をしました。
クロージング後は会場外担当として、受付周りで参加者の皆さんと一緒に待機していました。
みんなが写真を取れるように、ロールアップバナーを移動したりもしてました。
この間会場ではスタッフ総出で懇親会に向けて料理や飲み物を準備してくれています、本当に感謝！
19:00
懇親会スタート！ 乾杯して懇親しつつ、ゴミを回収したりしていました。
そして受付周りをいい感じに片付けていました。 最後帰るときに様々なものが配られたと思います。それを準備していました。
その後私は控室でルタオを配りやすい状態で会場に持っていけるように箱から出して、あとは袋から出すだけの状態に準備していました。
じゃんけん大会のとき「後ろを見ないでください」と言われたと思いますが、そのときにルタオを配っていました。（まあ、みんな見えてたから知ってるよね）
じゃんけん大会でベレー帽ゲット！#phpcondo pic.twitter.com/u9U0YnblI1
— muno92 (@muno_92) 2024年1月13日
会場にいるスタッフみんなで協力して爆速でルタオのデプロイが完了しました。
そして、懇親会を普通に楽しみご飯をたべたりルタオをたべたりしました。
懇親会の終わり際に、余っていそうな開いていない飲み物を回収し受付に持っていきました。
20:30
スタッフと連携し、帰るみなさんにノベルティを配りました！（もらってくれてありがとう）
白い恋人を2箱もらえた人もいますね、ラッキーピーポー。 ことみんは自分用にもらうの忘れたことに後で気づきました。
21:00
参加者の皆さんが会場から帰った後は、会場のお片付けです。 担当した受付周りや、出来ることからなんでも順番にやっていました。
この時間になるとスタッフ同士の連携もだいぶいい感じに回っており、素早い片付けをみんなで出来たんじゃないかと思います！
22:30
タクシーから外を半袖であるく野生のtadsanを見ながらホテル直帰。
2次会に行く元気はなかったですが行ったら楽しそうだな〜とXを見ていました。
PHPカンファレンス北海道2024、スタッフとしてめちゃめちゃ楽しめました！！！
— ことみん (@kotomin_m) 2024年1月13日
参加者の皆さん、めちゃめちゃ楽しんでくれてありがとうございました！！！#phpcondo
開催終了後
公式Xでリアクションしたり、投稿文を考えたりしてました。 そして、忘れてはいけない大事な仕事として、建て替えたお金の経費精算を行ったりもしています（カンファレンスってこんなにお金かかっている〜わーお）
あとは皆さんの参加ブログや感想ツイートを見てニコニコしていました！ 本当にたくさん嬉しい感想を書いてくれて、PHPカンファレンス北海道2024をやって良かったと心から思います！
おわりに
本当に皆さんの「楽しかった！」「良かった！！」の一つひとつが嬉しかったです。参加してくれた皆さんありがとうございました！
「参加してくれるみんなに楽しんでほしい！」とスタッフとして様々な準備をやってきたことが結果に繋がってよかったです。コアスタッフ・当日スタッフのみんなで作り上げた2日間、本当に楽しかったです！スタッフの皆さんありがとうございました！（これだからスタッフはやめられない）
p.s.
次はYAPC::HiroshimaとPHPカンファレンス関西2024でお会いしましょう！
